Bei der Mitgliederverwaltung «KiKartei» geht es um ein sehr anwenderfreundliches Adressverwaltungsprogramm für Kirchgemeinden und Pfarreien, das die Einwohnerdaten direkt vom Kantonalen Einwohnerregister erhält. Dadurch wird die Qualität der Daten besser und für die Kirchgemeinden entfällt das Erfassen von Zu- und Wegzügen. Das Programm «KiKartei» stammt von der Aargauer Softwarefirma KW-Software AG.
Unterlagen #
Das Bearbeitungsreglement enthält Zweck und Beschreibung des Programms, Datenkategorien (welche Mitgliederdaten erfasst werden), Verantwortlichkeiten, Benutzerkreis und Ausgestaltung der Zugriffsberechtigungen, Bearbeitung der Personendaten, Aufbewahrungsdauer und Löschung sowie Archivierung, Rechte und Auskunftserteilung.
Im Berechtigungsblatt wird die Gewährung und der Umfang der Berechtigung für den Zugriff auf die Mitgliederdatenverwaltung mit Datumsangaben und Erklärung der berechtigten Person belegt. Das Dokument gibt es in zwei Ausführungen; für Kirchgemeinden und Kirchgemeindeverbände.
Rechtliche Grundlagen #
Die Synode der Landeskirche hat sich mit Beschluss vom 12. Juni 2019 für die Einführung einer gemeinsamen kantonalen Mitgliederdatenverwaltung entschieden.
Ein Vertrag regelt die Einführung des Mitgliederdatenverwaltungsprogramms «KiKartei» in der Kirchgemeinde oder des Verbands.
FAQ KiKartei Mitgliederdatenverwaltung #
Berechtigungsblatt #
Gewährung und Umfang der Berechtigung für den Zugriff auf die Mitgliederdatenverwaltung mit Datumsangaben und Erklärung der berechtigten Person.
Kostenübersicht #
An der Synode vom 12. Juni 2019 wurde der Entscheid gefällt, die Kosten pro Kirchgemeinde, abgestuft nach Anzahl Mitglieder, zu verteilen. Uns ist bewusst, dass die Mitgliederdatenverwaltung teilweise über einzelne Pfarreien oder einen Kirchgemeindeverband bzw. Pastoralraum geführt wird – auch wenn diese Lösung sinnvoll und möglich ist, erfolgt der Abschluss des Vertrages und auch die Verrechnung dennoch über die einzelnen Kirchgemeinden, damit das von der Synode beschlossene Preismodell aufrecht erhalten werden kann. Wird das Programm auch vom Kirchgemeindeverband bzw. vom Pastoralraum genutzt, wird ohne weitere Lizenzkosten ein zusätzlicher Vertrag Landeskirche-Kirchgemeindeverband abgeschlossen.
Schulung durch KW Software AG #
In den Kirchgemeinden, die das Programm neu einführen, sollten die Personen, die als Benutzer/innen registriert werden, einen dreistündigen Einführungskurs im Schulungsraum von KW-Software AG in Kleindöttingen besuchen. Die Teilnahmekosten für die Schulungskurse, die sich auf CHF 290 pro Person belaufen, sind von den Kirchgemeinden zu tragen.
Warum soll bei der Vergabe der Zugriffsberechtigungen unterschieden werden zwischen «Daten bearbeiten» und «Daten lesen»? #
Im Sinne des Grundsatzes der Datensparsamkeit soll nur ein kleiner Personenkreis Daten bearbeiten können. Je nach Grösse und Personalsituation der Kirchgemeinde variiert die Ausgestaltung der Aufgaben und damit der zu vergebenden Rechte.
Widerruf einer Zugriffsberechtigung #
Muss der Widerruf der Zugriffsberechtigung von der gleichen Person getätigt werden wie die Verteilung der Zugriffsberechtigung?
Der Widerruf kann von Mitarbeitenden der Administration mittels Formulars «Berechtigungsblatt» vorgenommen werden. Wenn im Formular für den Widerruf «telefonisch» angekreuzt wird, zusammen mit Datum und Unterschrift der Person, die den Widerruf an KW-Software AG kommuniziert, dann gilt dies als genügender Nachweis.
Widerruf einer Zugriffsberechtigung: «Formular Berechtigungsblatt»: Kann «Unterschrift Sekretärin» durch eine andere Funktionsträgerin, z.B. Personalverantwortliche, ersetzt werden?
Ja, solange diese Person die Beschlussfassung der Kirchenpflege bestätigen kann. Wenn eine andere Person als der Sekretär / die Sekretärin, die Unterschrift leistet, ist dies im Formular entsprechend anzumerken.
Widerruf einer Zugriffsberechtigung: «Formular Berechtigungsblatt»: Darf das Formular ergänzt werden?
Die Landeskirche rät davon ab, das Formular zu ergänzen, weil damit Unklarheiten und Widersprüche entstehen können. Unterzeichnet anstatt eines Sekretärs z.B. die Kirchenpflegerin des Ressorts Personal im Feld des Formulars betreffend Erteilung einer Zugriffsberechtigung, kann dies jedoch ad hoc angemerkt werden.
Zusatzmodule #
Spezielle Zusatzmodule zum Beispiel für Raumreservationen usw. können dazu gekauft werden. Kundenbedürfnissen nimmt die Firma KW-Software AG gerne entgegen. Die Kirchgemeinden handeln autonom. Bei genügend Interesse wird sich die Landeskirche dafür einsetzen, dass ein Rabatt ausgehandelt werden kann.
