Ziel

Die Geschäfte der Kirchgemeinde sind ordnungsgemäss und korrekt durchgeführt. Zuständigkeiten und Kompetenzen, sowie die Zusammenarbeit zwischen Gemeindeleitung und Kirchenpflege sind geklärt und werden gepflegt.

Die Präsidentin, der Präsident

• organisiert und leitet die Kirchgemeindeversammlung,
• kontrolliert den Vollzug der Beschlüsse der Kirchgemeindeversammlung,
• organisiert und leitet die Kirchenpflegesitzungen,
• erstellt die Traktandenliste für die Kirchenpflegesitzung,
• ist verantwortlich für die Aufarbeitung allfälliger Pendenzen,
• ist zusammen mit dem Aktuariat verantwortlich für die Erstellung und Unterschrift der Protokolle,
• sorgt für eine Stellvertretung (Vizepräsidium) und pflegt intensiven fachlichen Austausch mit ihr,
• sorgt für eine geregelte Akten- und Amtsübergabe an neue Mitglieder der Kirchenpflege während der Amtsperiode und bei Neuwahlen,
• organisiert Wahlen an der Urne und an der Kirchgemeindeversammlung. Ist zusammen mit der Gemeindeleitung verantwortlich für die Zusammensetzung von Wahlkommissionen,
• informiert die Mitarbeitenden und die Kirchgemeinde über die Geschäfte der Kirchenpflege,
• delegiert Anliegen, Aufgaben und Anregungen von Seiten der Mitarbeitenden, Freiwilligen und Kirchgemeindemitglieder an die zuständigen Ressorts,
• unterschreibt mit der Ressortleitung Briefe innerhalb und ausserhalb der Kirchgemeinde (siehe Unterschriftenregelung),
• hat kollektives Transaktionsrecht auf allen Konti der Kirchgemeinde zum Beispiel zusammen mit der Ressortleitung Finanzen oder dem Aktuariat,
• ist Bindeglied zur Landeskirche, zur politischen Gemeinde und anderen Organisationen.

Ziel

Stellenbeschreibungen, Arbeitsverträge und Personaladministration sind so gestaltet, dass die Mitarbeitenden ihre Aufgaben wirkungsvoll erfüllen können.

Die Ressortleitung

• organisiert das Anstellungsprozedere (bei seelsorglichem Personal in Zusammenarbeit mit der Regionalleitung des Bistumsvikariat St. Urs),
• erstellt Arbeitsverträge gemäss den Anstellungsbedingungen und dem Dienstreglement (siehe D.1.1 Personalrecht),
• stellt Mitarbeiter- und Salärgespräche mit dem administrativen Personal (Sekretärin, Abwart, Sakristan) in Zusammenarbeit mit der Gemeindeleitung sicher,
• erstellt die Arbeitszeugnisse in Zusammenarbeit mit der Gemeindeleitung,
• hat Weisungsbefugnis gegenüber dem administrativen Personal in Hinblick auf die Urlaubsregelung und die Weiterbildung. Es empfiehlt sich, diese Belange zusammen mit der Gemeindeleitung zu regeln,
• gratuliert allen Mitarbeitenden (zum Beispiel per Karte) zu persönlichen Festen wie Geburtstag, Geburt von Kindern, Heirat usw. und an Weihnachten. Sie nimmt ebenso Anteil an traurigen Anlässen wie Tod von nahen Angehörigen der Mitarbeitenden, schweren Erkrankungen und Ähnlichem,
• informiert die hauptamtlich Mitarbeitenden direkt und vor allen anderen Kreisen über personelle Veränderungen. Diese Informationen werden ebenfalls im Pfarrblatt sowie an der Kirchgemeindeversammlung wiederholt,
• stellt die Finanzierung für die jährliche Verdankung (zum Beispiel Dankesessen, Betriebsausflug, Geschenke) der haupt- und freiwilligen Mitarbeitenden sicher,
• stellt die Finanzierung für die Weiterbildung der Mitarbeitenden sicher,
• prüft die Rechnungen aus dem Ressort Personal und leitet sie zur Unterschrift an die Ressortleitung Finanzen weiter,
• ist verantwortlich für die korrekte Archivierung, beziehungsweise Vernichtung von Personalakten.

Eine ausführliche Darstellung der Aufgaben sowie hilfreiche Materialien, wie zum Beispiel Musterverträge oder das Vorgehen bei Vakanzen finden Sie hier.

Ziel

Die Administration der Kirchenpflegesitzungen, Kirchgemeindeversammlungen und des Kirchgemeindearchivs wird ordnungsgemäss durchgeführt.

Die Aktuarin, der Aktuar

• verfasst und unterschreibt das Sitzungsprotokoll (siehe Unterschriftenregelung). Da das Protokoll als Arbeitsmittel für die Kirchenpflege dient, ist auf eine rasche Erstellung und Verteilung zu achten,
• führt die Pendenzenliste,
• erledigt Schreibarbeiten für die Kirchenpflege, insbesondere bei fehlendem Pfarrei­sekretariat,
• organisiert die Führung des Kirchgemeindearchivs,
• führt das Stimmregister in Zusammenarbeit mit dem Sekretariat,
• stellt die Stimm- und Wahlunterlagen in Zusammenarbeit mit dem Wahlbüro bereit,
• führt die Mitgliederliste der Kirchenpflege und verteilt sie den Ressortleitenden,
• korrigiert und vervollständigt Briefe (zum Beispiel des Präsidiums) und Dokumente bei fehlendem Pfarreisekretariat.

Ziel

Der Finanzhaushalt und das Rechnungswesen der Kirchgemeinde sind sorgfältig und gesetzeskonform geführt.

Die Ressortleitung

• übernimmt zusammen mit der Finanzverwaltung kurz- und mittelfristige Finanzplanung,
• informiert die Kirchgemeinde bezogen auf Rechnung und Budget,
• präsentiert Rechnung und Budget an der Kirchgemeindeversammlung,
• übermittelt die Entscheide und Aufgaben der Kirchenpflege an die Ressortmitarbeitenden,
• kontrolliert die Umsetzung von Entscheiden der Kirchenpflege,
• plant und organisiert die Budgetierung inklusive Steuerfuss mit entsprechendem
  Terminplan,
• überwacht mit der Finanzverwaltung das Budget und informiert die Kirchenpflege,
• informiert über die finanziellen Folgen bei Leistungen ausserhalb des Budgets,
• unterschreibt respektive visiert alle Rechnungen (ausser diejenigen aus dem Ressort Finanzen) und leitet sie zur Zahlung an die Finanzverwaltung weiter,
• hat kollektives Transaktionsrecht eventuell parallel zu jenem des Kirchenpflegepräsidiums auf allen Konti der Kirchgemeinde zusammen mit der Finanzverwaltung,
• überwacht die Liquiditätsplanung und die Schuldenbewirtschaftung,
• gibt seine Zustimmung bei Kapitalanlagen und bei der Mittelbeschaffung,
• pflegt den Kontakt zur Finanzkommission,
• prüft die Leistungen im Rahmen des Finanzausgleichs.

Eine ausführliche Darstellung der Aufgaben sowie hilfreiche Materialien finden Sie hier.

Ziel

Der Unterhalt bestehender Liegenschaften und die Realisierung von Neu- und Umbauten sind gewährleistet.

Die Ressortleitung

• ist für die Ausarbeitung einer Hausordnung verantwortlich,
• überwacht den Zustand der Liegenschaften,
• vertritt die Kirchgemeinde als Bauherr nach aussen,
• klärt die Bedürfnisse ab und erstellt die Planungs- und Bauvorgaben,
• holt Offerten ein unter Beachtung der Submissionsverordnung und stellt Anträge an die Kirchenpflege,
• erstellt die Aufträge an Planer und Unternehmer,
• überwacht und kontrolliert die Umsetzung,
• ist verantwortlich für die Einhaltung der Kosten (insbesondere bei Verpflichtungskrediten), Termine und Qualitätssicherung,
• pflegt eine regelmässige Zusammenarbeit mit der Ressortleitung Finanzen,
• leitet die Bau- und die Baukommissionssitzungen,
• erstellt die Bauprotokolle,
• erstattet Bericht und informiert die Kirchenpflege,
• informiert an der Kirchgemeindeversammlung über grössere Vorhaben in seinem Ressort,
• instruiert den Hauswart,
• erteilen von Aufträgen innerhalb des Ressorts Liegenschaft im Rahmen des bewilligten Budgets,
• ist für die Aufbewahrung und Aktualisierung der Baupläne verantwortlich,
• steht in Kontakt mit Fachpersonen (zum Beispiel Architekten), mit Behörden (zum Beispiel Denkmalpflege),
• verantwortet das Sicherheitskonzept für die Anlagen und überwacht die Versicherungs­policen,
• überwacht die Zuteilung ins Finanz- oder ins Verwaltungsvermögen und bei Belastungen oder Handänderungen die Einhaltung der entsprechenden Vorschriften.

Eine ausführliche Darstellung der Aufgaben sowie hilfreiche Materialien finden Sie hier.

Ziel

• Die Vertretung der seelsorgerlicher Anliegen und der Gruppierungen der Pfarrei ist gesichert und für den Budgetierungsprozess wirksam gemacht.
• Die Arbeit der aktiven Gruppen in der Gemeinde ist repräsentiert und ihre Anliegen eingebracht.
• Ein Seelsorgekonzept* ist vorhanden und in der Kirchenpflege sowie unter hauptamtlichen und freiwilligen Mitarbeitenden kommuniziert.
• Stellenbeschreibungen für administratives und pastorales Personal sind gemäss dem Seelsorgekonzept vorhanden.
• Das Personal wird geführt und gefördert.
• Die Interessen des Seelsorgeverbandes werden in die Kirchenpflege eingebracht.
• Die Gestaltung der neuen Pastoralräume werden begleitet und umgesetzt.

Aufgaben und Kompetenzen der Gemeindeleitung

• Vorbereitung und Eingabe des Seelsorgebudgets in Zusammenarbeit mit den Gruppierungen der Pfarrei und der Ressortleitung Finanzen und/oder der Finanzverwaltung,
• Erstellung und Umsetzung eines Seelsorgekonzeptes und eines Stellenplanes,
• Erstellung von Stellenumschreibungen und deren Weiterentwicklung,
• Mitbestimmung und Mitverantwortung bei der Personalsuche und Anstellung in Zusammenarbeit mit der Ressortleitung Personal,
• Mitbestimmung und Mitverantwortung bei Konzeptionsfragen in Hinblick auf Bauten und Informatik (in Zusammenarbeit mit der Ressortleitung Bau und Liegenschaften),
• Die Übernahme der Pastoralraumleitung je nach Situation und personellen Gegebenheiten (vgl. Kapitel A Kirchgemeinden, Zusammenarbeit zwischen Kirchgemeinden).

* Im Seelsorgekonzept sind die wichtigsten Aufgaben und Ziele der seelsorgerlichen Arbeit in den pastoralen Handlungsfeldern Diakonie, Verkündigung, Liturgie und Gemeindeaufbau beschrieben.

Ziel

• Die Anliegen der Diakonie* Unter Diakonie wird die Sorge um das Wohl Benachteiligter, Mitgefühl und Achtsamkeit und der Einsatz für Gerechtigkeit, Frieden und Bewahrung der Schöpfung verstanden. Einzelfallhilfe (Sorge um Kranke, Betagte, Obdachlose, Asylsuchenden, Menschen mit Behinderung) und Gemeinwesensarbeit (politisch relevantes Einstehen für benachteiligte Gruppen) sind Formen des diakonischen Einsatzes. in der Pfarrei sind von Seiten der Kirchenpflege gefördert und unterstützt.
• Die von Seiten der Kirchenpflege bereit zu stellenden Grundlagen für die Arbeit im Handlungsfeld Diakonie sind gesichert.
• Bezahlte und nichtbezahlte Mitarbeitende im Handlungsfeld Diakonie haben in der Kirchenpflege eine direkte Ansprechperson.

Die Ressortleitung

• pflegt regelmässigen Kontakt mit hauptamtlichen und freiwilligen Mitarbeitenden im Handlungsfeld Diakonie (zum Beispiel Teilnahme an Veranstaltungen, Besuch in gruppeninternen Veranstaltungen, aktives Interesse an der Arbeit der Mitarbeitenden über Nachfragen),
• übermittelt die Entscheide und Aufgaben der Kirchenpflege an Mitarbeitende oder Dritte,
• stellt Antrag über Bedürfnisse und Investitionen aus dem Ressort Diakonie und vertritt diese vor der Kirchenpflege resp. der Kirchgemeindeversammlung,
• prüft die Rechnungen aus dem Ressort Diakonie und leitet sie zur Zahlungsanweisung
  weiter,
• nimmt Einsitz in Projektgruppen für die Entwicklung von diakonischen Aufgaben und/oder Projekten, sofern diese grundsätzliche strategische und/oder finanzielle Aspekte der Kirchgemeinde berühren,
• ist aufmerksam für Kontakte und Beziehungen im Handlungsfeld Diakonie respektive sozialer Aufgaben ausserhalb der Kirchgemeinde (Sozialkommission Gemeinde, andere sozialen Organisationen, Caritas Aargau usw.),
• stellt Anträge aus dem Ressort Diakonie an die Kirchenpflege.

* Unter Diakonie wird die Sorge um das Wohl Benachteiligter, Mitgefühl und Achtsamkeit und der Einsatz für Gerechtigkeit, Frieden und Bewahrung der Schöpfung verstanden. Einzelfallhilfe (Sorge um Kranke, Betagte, Obdachlose, Asylsuchenden, Menschen mit Behinderung) und Gemeinwesensarbeit (politisch relevantes Einstehen für benachteiligte Gruppen) sind Formen des diakonischen Einsatzes.

Ziel

• Die Verantwortlichen im Handlungsfeld Jugendarbeit haben in der Kirchenpflege eine direkte Ansprechperson.
• Die Anliegen der Jugendarbeit in der Pfarrei sind von Seiten der Kirchenpflege gefördert und unterstützt.
• Die von Seiten der Kirchenpflege bereit zu stellenden Grundlagen und Ressourcen für die Arbeit im Handlungsfeld Jugendarbeit sind gesichert.

Die Ressortleitung

• hält Kontakt zu den Verantwortlichen in der Jugendarbeit: Jugendarbeiterin, Jugend-arbeiter und Jugendseelsorgerin, Jugendseelsorger. Wo es keine hauptamtlichen Ansprechpartner gibt, hält sie Kontakt zu freiwilligen Mitarbeitenden wie zum Beispiel Präses, Jugendbegleitung, Scharleitung und/oder Jugendleitung,
• nimmt, wo es notwendig ist, an Sitzungen der für die Jugendarbeit Verantwortlichen teil,
• nimmt Einsitz in Projektgruppen für die Entwicklung von Jugendarbeitskonzepten und/oder Projekten, sofern diese grundsätzliche strategische und/oder finanzielle Aspekte der Kirchgemeinde berühren,
• stellt Antrag über Bedürfnisse und Investitionen aus dem Ressort Jugendarbeit. Sie ist dafür besorgt, dass die nötigen Ressourcen (Finanzen, Personen, Räume) für die Jugendarbeit zur Verfügung stehen, und vertritt diese vor der Kirchenpflege respektive der Kirchgemeindeversammlung,
• übernimmt in Absprache mit der Ressortleitung Personal die Personalverantwortung für die Angestellten im Bereich Jugendarbeit,
• übermittelt die Entscheide und Aufgaben der Kirchenpflege den in der Jugendarbeit
  Tätigen,
• prüft die Rechnungen aus dem Ressort Jugendarbeit und leitet sie zur Zahlungsanweisung weiter,
• steht im Kontakt mit den Ressortleitungen für Jugendanliegen anderer Konfessionen und politischer Gemeinden.

• Ein tragfähiges Konzept für die Entwicklung und Durchführung einer wirkungsorientierten Öffentlichkeitsarbeit ist zusammen mit den verantwortlichen Personen erstellt und umgesetzt.
• Ein einheitlicher Auftritt von Kirchenpflege und Pfarrei ist umgesetzt.
• Ein Budgetposten Öffentlichkeitsarbeit ist erstellt und finanziell ausreichend dotiert.
• Eine Kontaktperson für Anfragen der Presse ist benannt. Dies kann die Ressortleitung Öffentlichkeitsarbeit sein, aber auch eine andere Person.

• pflegt einen guten Kontakt zur lokalen Presse,
• hält Kontakt zu den mitverantwortlichen Gremien und Personen,
• erstellt zusammen mit der Gemeindeleitung und Freiwilligen ein Konzept für die Öffentlichkeitsarbeit der Gemeinde,
• achtet auf die stetige Entwicklung von Know-how, die die Öffentlichkeitsarbeit ver-bessern (Weiterbildungen in Hinblick auf PC-Kenntnisse, Gestaltungsästhetik, Marketing, Corporate Identity, Website usw.). Sie animiert Freiwillige zur Weiterbildung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit,
• stellt Antrag über Bedürfnisse und Investitionen aus dem Ressort Öffentlichkeitsarbeit und sorgt dafür, dass die finanziellen Ressourcen, nicht zuletzt für die Weiterbildung freiwillig Mitarbeitenden, zur Verfügung stehen,
• prüft die Rechnungen aus dem Ressort Öffentlichkeitsarbeit und leitet sie zur Zahlungsanweisung weiter,
• übermittelt die Entscheide und Aufgaben der Kirchenpflege an die für Öffentlichkeitsarbeit Verantwortlichen.