Eine ganze Reihe von Kirchgemeinden kennen Reglemente oder Konzepte für Freiwilligenarbeit. Diese regeln wichtige Aspekte des freiwilligen Engagements und geben den Beteiligten Verhaltenssicherheit. Sie schaffen Transparenz und gerechten Umgang in verschiedenen Fragen des freiwilligen Engagements und lösen so die Forderung nach Gleichbehandlung ein. Reglemente entlasten die Alltagsgeschäfte und führen zu geteilter Verantwortung.

Unbedingt geregelt und schriftlich festgehalten werden sollten folgende Punkte:

• Anerkennung des freiwilligen Engagements durch die Verantwortlichen (sowohl durch die pastorale Leitung der Pfarrei wie auch durch die Kirchenpflege).
• Einführung und Begleitung. Die hierfür verantwortlichen Personen und die Art der Begleitung sind bestimmt. Ausserdem sind Anlaufstellen für Krisen- und Konfliktsituationen bezeichnet.
• Weiterbildung der freiwillig engagierten Personen, um ihrer Aufgabe gewachsen zu sein und sich darin entwickeln zu können.
• Spesen- und Materialkostenregelung. Wer sich freiwillig engagiert spendet Zeit und Kompetenz. Anfallende Kosten werden bei Auslage zurückerstattet. Es wird geregelt, was als Spesen gilt. Der Modus der Verrechnung wird festgelegt.
• Schriftlicher Nachweis für den geleisteten Einsatz mit dem Schweizerischen Sozialzeitausweis. Freiwilligen wird auf Wunsch Art, Dauer und Umfang des Einsatzes bestätigt. Die im Rahmen des Einsatzes gepflegten respektive erworbenen Kompetenzen werden nachgewiesen. Es ist festgelegt, wer diese Nachweise auszustellen hat, wann und wem sie abzugeben sind.
• Pflichten der Freiwilligen zur Einhaltung von Abmachungen, zur Verschwiegenheit und zur rechtzeitigen Ankündigung der Beendigung der Tätigkeit.

Einsatzvereinbarungen empfehlen sich als schriftliche Abmachungen bei bestimmten, in der Regel längerfristigen Formen des Engagements, mit denen beispielsweise eine grosse Verantwortung für Material, Personen und/oder Finanzen verbunden ist oder aber besondere Formen von Schweigepflicht, Kinderschutz usw. gefordert sind.

Besonders im Prozess der engeren Zusammenarbeit zweier oder mehrerer Pfarreien empfiehlt sich die Regelung wichtiger Punkte in einem Freiwilligenkonzept. Darin können darüber hinaus noch weitere Punkte erläutert und geregelt werden:

• die theologische und pastorale Bedeutung des freiwilligen Engagements für die Pfarrei(en) bzw. Kirchgemeinde(n);
• die Zusammenarbeit und die Klärung der Verantwortlichkeiten zwischen Hauptamtlichen,
  Behörden und Freiwilligen;
• Ansprechpersonen und Zuständigkeiten;
• Details zu Anerkennung, Arbeitsbedingungen, Weiterbildung, Begleitung, Erfahrungsaustausch, Verabschiedung usw.